L’architecture numérique de travail pour un projet

Objectifs : cette leçon s’inscrit dans le cadre spécifique des métiers de la communication. Cependant, les principes présentés peuvent être appliqués à d’autres domaines professionnels reposant en partie sur des supports numériques. Le but sera de vous proposer une « architecture dossier » réplicable afin de gagner du temps et d’organiser l’information pour éviter les pertes et faciliter le travail collaboratif.

• Matériel nécessaire : aucun
• Niveau : débutant

Comme nous l’avons vu dans le tuto relatif au nommage des dossiers, les activités utilisant le support informatique nécessitent une organisation spécifiques. Cela est donc vrai pour les métiers de la communication qui utilisent majoritairement le médium informatique pour produire des contenus.

Cela étant posé, qu’allons-nous voir ?

Je vais vous proposer une architecture de travail pour un projet. Cette architecture sera constituée d’une arborescence de dossiers vides, pensée spécifiquement en fonction des besoins de nos métiers et de la vie d’un projet de communication.

Cette architecture dossier est le fruit de vingt ans de travail en agence de communication et chez des annonceurs. Elle a pour objectif :

• de faciliter le lancement d’un dossier en n’ayant qu’à dupliquer le modèle d’arborescence ;
• de gagner du temps ;
• de transposer une méthodologie de travail en architecture de rangement numérique ;
• de faciliter le travail collaboratif en normant l’organisation de l’information.

A – Les partis-pris

Nous sommes une agence de communication, un pôle communication d’entreprise  ou un graphiste free-lance ;-). Nous pouvons avoir des clients récurrents ou occasionnels, mais dans tous les cas, le dénominateur classique de notre travail est un projet (une campagne) qui est limité dans le temps et les objectifs. Ce peut-être un lancement produit, une carte de vœux ou un événementiel peu importe.
Notre but est de trouver une architecture de dossier commune à tous les projets. Elle nécessitera donc parfois certains ajustements, mais elle doit contenir l’essentiel, le dénominateur commun.

Ensuite, le parti-pris majeur est la notion de travail collaboratif. Celui-ci s’entend au niveau de l’entreprise et non par pôles (marketing, administratif, développement, créa…) comme cela est souvent le cas. En effet, je défends l’idée d’une organisation du travail dans laquelle les différentes équipes constituées par domaine de compétences ne s’opposent pas mais au contraire interagissent tout au long du process de travail.

Nous réfutons, expérience à l’appui, les lieux communs comme : « les graphistes ne peuvent pas être organisés », «  être créatif c’est être bordélique ! », etc. Donc, rien ne justifie de ne pas tenter d’organiser le travail du pôle communication.

Enfin, nous concevons la relation client comme un processus multi-projets s’inscrivant dans le temps. Dans ce cadre, chaque partie comprend un dossier « desarchivage » dans lequel nous allons copier les éléments de projets antérieurs dont nous aurons besoin. Procéder ainsi permet de :

• limiter les risques d’altération de nos fichiers archivés lors d’une fausse manipulation
• de permettre un nettoyage facile du dossier lors de sa clôture avant archivage. Les éléments du dossier « désarchivage » étant déjà archivés ailleurs, nous pourrons simplement supprimer le dossier afin de gagner de l’espace disque.

Donc, dans le cadre de notre activité, chaque projet comporte alors trois grands axes :

• Administration : devis, factures,etc.
• Stratégie : brief, marketing, analyse, etc.
• Production : création de contenus…

Nous aurons donc dans notre dossier de projet, trois sous-dossiers de niveau 1 :

B – La partie administrative

Cette partie, souvent laissée à l’abandon dans les structures free-lance ou de petite taille, est pourtant essentielle, voici l’arborescence proposée :
Ce qui donnerai :

• Désarchivage : on place ici des élément sortis desnarchives car utiles pour le projet en cours.
• Compte-rendus de réunion : on y place les CR réalisés après chaque réunion et envoyés aux différents participants.
• Échanges : dossier regroupant les échanges avec les intervenants et le clients. Ce dossier est ensuite scindé en : éléments envoyés (de l’agence vers le client) et éléments reçus (du client vers l’agence).
• Documents du clients : SIRET, pièces administratives, etc…
• Devis : les devis de l’agence
• Fournisseurs : les échanges et documents relatifs aux fournisseurs et sous-traitants intervenant dans le projet. On subdivise le dossier en cahier des charges techniques / devis / factures
• Factures : les factures de l’agences

C – La partie stratégie

On y regroupera tout ce qui précède la partie de production pure et sur laquelle les créas s’appuieront. Il s’agit globalement de la phase marketing, ce qui donnerai :

• Désarchivage : on place ici des élément sortis desnarchives car utiles pour le projet en cours.
• Compte-rendus de réunion : on y place les CR réalisés après chaque réunion et envoyés aux différents participants.
• Échanges : dossier regroupant les échanges avec les intervenants et le clients. Ce dossier est ensuite scindé en : éléments envoyés (de l’agence vers le client) et éléments reçus (du client vers l’agence).
• Brief : le brief client
• Cahier des charges : si la typologie de dossier le nécessite.
• Concurrence : les études et recherches sur la concurrence de notre client.
• Analyse : ensemble des documents d’analyse
• Recommandation : la synthèse de l’analyse et de la solution à la demande client. Dedans, nous positionnerons un dossier spécifique pour la présentation client.

D – La partie production

La partie clé pour les graphistes, DA, DC, etc… L’arborescence repose sur l’idée qu’une donnée ne doit pas être perdue, que l’absence d’un collaborateur ne doit pas empêcher l’équipe de fonctionner et qu’il est nécessaire de retrouver la logique de travail dans l’architecture dossier.
La logique que nous retiendrons :

• la communication et les échanges avec le client doivent être conservé pour avoir un historique du travail en cas de besoin ;
• on n’écrase jamais une version de document car le client peut souhaiter revenir en arrière… Donc on fait du « versionning » de documents ;
• on ne lie des documents entre eux que s’ils sont rangés dans le dossier du projet. Par exemple, on n’importe pas un fichier image dans indesign depuis son bureau… mais à partir du dossier image du dossier du projet ;
• on ne livre un dossier qu’après l’avoir vérifié notamment à travers la phase d’assemblage d’Indesign ;
• on ne fait signer un BAT qu’à partir du fichier final vérifié et positionné dans le dossier de livraison.

Ce qui donne :

• Désarchivage : on place ici des élément sortis desnarchives car utiles pour le projet en cours.
• Compte-rendus de réunion : on y place les CR réalisés après chaque réunion et envoyés aux différents participants.
• Échanges : dossier regroupant les échanges avec les intervenants et le clients. Ce dossier est ensuite scindé en : éléments envoyés (de l’agence vers le client) et éléments reçus (du client vers l’agence).
• Inspiration : pour rassembler les sources d’inspiration notamment pour le moodboard.
• Images : espace de classement des images utilisées. Donc ce dossier est lui-même scindé en sous-dossiers :
  • 3D : les fichiers de travail des softs 3D
  • eps-bitmap
  • jpeg/png
  • psd
  • vectoriel
• Indesign : avec un sous dossier « versionning » pour mettre les versions successives non-retenues des documents.
• Rédactionnel : centralisation des textes produits pour le projet.
• Livraison : ensemble des fichiers finalisés et validés envoyés en production.
  • Indesign : les fichiers rassemblés avec les typos et les images
  • pdf : les fichiers d’impression en pdf

E – Conclusion :

Cette arborescence est l’une des solutions possibles. Ce qui est important, c’est que vous définissiez en groupe ou seul (si vous êtes freelance ou de nature autoritaire 😉 !) une arborescence alliant logique de travail et logique de groupe. Une fois cela fait, vous devez posséder un endroit à la racine de votre serveur où vous positionnerez une arborescence complète avec des dossiers vides. Il vous suffira alors à chaque projet de la dupliquer et de renommer le dossier racine comme nous l’avons vu dans le premier tuto. En 1 mn vous serez prêt à commencer le travail !

Téléchargez ici l’architecture proposée.